Eingang per Mail
Anfragen erkennen, Anhänge prüfen, Antwortentwürfe vorbereiten. Ihre Mitarbeitenden prüfen und senden, statt jede Mail von vorne zu bearbeiten.
Wir automatisieren Abläufe zwischen CRM, ERP, Dokumenten und Mail mit KI, dort wo es messbar Zeit spart. Jede Automatisierung wird mit Ihrem Team getestet und mit Übergabedoku an Ihre IT übergeben.
In vielen Unternehmen kommen Anfragen, Dokumente und Aufträge per Mail herein und werden von Hand gelesen, geprüft und in CRM oder ERP übertragen. Diese Schritte wiederholen sich, folgen festen Regeln und kosten jeden Tag Zeit. Genau dort setzt KI Automatisierung an.
Klassische Prozessautomatisierung stößt an Grenzen, sobald Inhalte unstrukturiert sind: ein Bauplan, ein Mailtext, ein Formular in wechselnder Form. KI kann diese Inhalte lesen und einordnen. Wir verbinden das mit Ihren bestehenden Systemen dort, wo es messbar Zeit spart. Wo eine fachliche Entscheidung nötig ist, bereitet die Automatisierung sie vor, etwa als Antwortentwurf.
Anfragen erkennen, Anhänge prüfen, Antwortentwürfe vorbereiten. Ihre Mitarbeitenden prüfen und senden, statt jede Mail von vorne zu bearbeiten.
Rechnungen, Formulare und Pläne enthalten Daten, die oft noch abgetippt werden. Eine KI Pipeline liest die Felder aus, gleicht sie mit vorhandenen Daten ab und übergibt sie an das ERP. Bei der KI Rechnungsverarbeitung ist genau das der Kern: erkennen, prüfen, Buchung vorbereiten.
Wenn Angebote aus vielen Produktvarianten zusammengestellt werden, spart Angebotsautomatisierung besonders viel Zeit. Wie das aussieht, zeigt das Projekt für einen Holzkonzern weiter unten.
Ein RAG System (Retrieval Augmented Generation) sucht zu jeder Frage die passenden Stellen in Ihren eigenen Dokumenten und antwortet auf dieser Grundlage. So werden Handbücher, Datenblätter oder Verträge durchsuchbar. Entscheidend ist die Datenbasis: Tabellen müssen als strukturierte Daten angebunden sein, nicht als Fließtext.
Wir nehmen den Ablauf mit den Menschen auf, die ihn täglich machen: welche Systeme, welche Formate, welche Ausnahmen. Am Ende steht fest, welcher Teil automatisiert wird und woran der Erfolg gemessen wird.
Wir bauen die Automatisierung und binden CRM, ERP, Dokumentablage oder Mail an. Getestet wird mit echten Fällen aus Ihrem Betrieb, gemeinsam mit Ihrem Team.
Im Betrieb zeigt das Monitoring, ob die Automatisierung die erwarteten Ergebnisse liefert. Sie erhalten eine Übergabedoku für Ihr Team oder Ihre IT.
Die Menschen, die mit der Automatisierung arbeiten, werden geschult. Sie müssen die Lösung mittragen, sonst bleibt sie ungenutzt.
Automatisierungen laufen innerhalb Ihres Microsoft Ökosystems und Ihrer Firmenumgebung. Die Verarbeitung erfolgt in der EU, Datenschutz nach DSGVO ist von Anfang an Teil der Architektur. Erprobt ist das dort, wo Datenschutz besonders zählt, von der Sozialorganisation bis zum regulierten Mittelstand.
Ein internationaler Holzkonzern mit über 1.000 Produktvarianten brauchte bis zu zwei Wochen für ein Angebot auf Basis von Bauplänen. Das Agent System, das wir gebaut haben, liest die Baupläne aus und stellt über das firmeninterne CRM in rund zehn Minuten ein fertiges Angebot zusammen.
Projekt ansehenIn der Energieberatung einer Sozialorganisation kamen Förderanfragen per Mail. Unser Workflow analysiert die Mails, prüft die Dokumente und bereitet Antwortentwürfe vor, in der Testphase für 350 Mails. Im Echtbetrieb ist er noch nicht, weil die Abläufe über Jahre gewachsen sind und viele Formate und Eingangskanäle haben.
Projekt ansehenDie technische Umsetzung verantwortet Nikolay Krastev. Er hat Artificial Intelligence an der JKU Linz studiert und baut seit mehreren Jahren Software vom Prototyp bis zur produktiven Übergabe. Simon Micheler hält die Abstimmung mit Ihrem Team und ist bei der Übergabe dabei.
Klassische Automatisierung folgt festen Regeln und braucht strukturierte Daten. KI Automatisierung verarbeitet zusätzlich unstrukturierte Inhalte wie Mails, PDFs oder Baupläne und macht daraus strukturierte Daten für CRM oder ERP.
Am besten eignen sich Abläufe, die sich oft wiederholen und bei denen Inhalte gelesen, geprüft und weitergegeben werden: Anfragen per Mail, Dokumentenprüfung, Rechnungsverarbeitung, Angebotserstellung oder die Suche in Datenblättern. Im Workflow Audit prüfen wir, ob sich die Automatisierung für Ihren Ablauf rechnet.
KI kann Rechnungen auslesen, Felder wie Lieferant, Betrag und Datum erkennen und mit vorhandenen Daten abgleichen. Die Freigabe bleibt bei Ihrem Team. Ob sich das lohnt, hängt von Menge und Vielfalt Ihrer Rechnungen ab.
RAG steht für Retrieval Augmented Generation. Das System sucht vor jeder Antwort die passenden Stellen in Ihren eigenen Dokumenten und antwortet nur auf dieser Grundlage. Damit es verlässlich arbeitet, müssen die Daten sauber strukturiert angebunden sein.
Mit den Systemen, die Sie schon nutzen: CRM, ERP, Dokumentablage und Mail. Die Lösungen laufen innerhalb Ihres Microsoft Ökosystems und Ihrer Firmenumgebung, verarbeitet wird in der EU.