Tourenoptimierung mit KI: Kosten und Entscheidungshilfe

Tourenoptimierung mit KI ist Software, die Aufträge auf Fahrzeuge oder Mitarbeitende verteilt und die Reihenfolge der Stopps berechnet. Dabei berücksichtigt sie Zeitfenster, Kapazitäten und Qualifikationen. Anbieter versprechen 5 bis 20 % geringere Tourkosten, die Listenpreise beginnen bei rund 100 € netto pro Monat. Lohnend ist das bei vielen Stopps, täglich wechselnden Aufträgen und harten Nebenbedingungen. Bei wenigen, stabilen Routen lohnt es sich meist nicht.

Die Einsparungszahlen sind durchwegs Herstellerangaben, eine unabhängige Studie dazu haben wir nicht gefunden. Deshalb zeigt dieser Beitrag, wie Sie den Nutzen mit Ihren eigenen Zahlen prüfen, welche Daten Sie brauchen und was in Österreich rechtlich gilt. Genau diese Prüfung machen wir in der KI Beratung mit Pflegediensten, Servicebetrieben und Fertigern, bevor jemand eine Lizenz unterschreibt.

Was unterscheidet Tourenplanung von einem Routenplaner?

Ein Routenplaner sucht für ein Fahrzeug den Weg von A nach B. Tourenplanung setzt eine Stufe früher an: Sie entscheidet zuerst, welche Aufträge gemeinsam auf welches Fahrzeug kommen, und erst dann die Reihenfolge. Fachlich heißt das Vehicle Routing Problem, und es gilt als NP-schwer, also als rechnerisch sehr aufwendig (find-your-software). Der Anbieter hinter tourenplanung.de veranschaulicht das so: Schon bei 10 Fahrzeugen und 60 Stopps gebe es mehr mögliche Tourenpläne als Atome im Weltall. Das ist eine Werbeaussage, sie erklärt aber, warum auch erfahrene Disponenten mit Excel an Grenzen stoßen.

Im Alltag kommen Nebenbedingungen dazu. xpertour nennt etwa harte oder weiche Zeitfenster, Qualifikationen, feste Fahrzeugbindung, Kapazitäten, Mehrtagesplanung, tageszeitabhängige Fahrzeiten und Elektrofahrzeuge. Für Ihre Branche heißt das konkret: In der ambulanten Pflege darf nur eine diplomierte Kraft bestimmte Leistungen erbringen, beim Servicetechniker muss das richtige Ersatzteil im Wagen sein. Je mehr solcher Regeln gleichzeitig gelten, desto größer ist der Abstand zwischen einer Planung nach Gefühl und einer berechneten Planung.

Was macht KI-Tourenoptimierung anders als klassische Software?

Auf dem Markt laufen drei recht unterschiedliche Produktarten unter ähnlichen Namen. Die folgende Einordnung hilft, Angebote auseinanderzuhalten.

Produktart	Was sie leistet	Grenze
Routenplaner	Bester Weg für ein Fahrzeug, z. B. PTV Map&Guide als Lkw-Routenplaner ab 49 € je Nutzer und Monat	Keine Optimierung vieler Touren
Klassische Tourenplanungssoftware	Bündelt Aufträge nach Regeln, beachtet Zeitfenster und Kapazitäten	Bei Änderungen oft komplette Neuberechnung
Als KI vermarktete Optimierer	Laut Anbietern Prognose von Fahrt- und Standzeiten, Echtzeitdaten, Neuplanung bei Störungen	Nutzen je Anbieter verschieden, nur im eigenen Test prüfbar

Die Grenze zwischen klassisch und KI ist fließend. Ein Anbieterblog von Webfleet, verfasst von der PASS Consulting Group, beschreibt klassische Algorithmen so, dass der Disponent nur zu Beginn eingreifen kann. Das KI-System greife die Grobplanung auf und optimiere schrittweise. Derselbe Text nennt aber genetische Algorithmen als Lösungsverfahren, und das ist klassische Optimierung. xpertour wiederum erlaubt manuelle Änderungen mit anschließendem Neu-Optimieren. Das Etikett KI sagt also wenig. Fragen Sie in jeder Demo: Kann mein Disponent jede Tour überstimmen und sieht er sofort, was das kostet?

Was bringt Tourenoptimierung mit KI realistisch?

Die Herstellerangaben liegen nebeneinander betrachtet in einer breiten Spanne. Webfleet schreibt, Optimierungsalgorithmen erreichten üblicherweise 5 bis 15 % Einsparung. PTV nennt laut find-your-software 17 % als Höchstwert, für kleinere Fuhrparks meist 7 bis 15 %. xpertour wirbt mit bis zu 20 % geringeren Tourkosten und bis zu 80 % weniger Dispositionszeit, auf tourenplanung.de sind es 10 bis 20 % der täglichen Tourkosten.

Wie viel davon bei Ihnen ankommt, hängt vor allem davon ab, wie gut Sie heute planen. Wer schon sauber disponiert, holt weniger heraus als ein Betrieb, der Touren seit Jahren unverändert fährt. Oft unterschätzt wird der zweite Nutzen: Wenn die Planung an einer Person hängt, wird sie mit Software vertretbar, wenn diese Person im Urlaub oder krank ist. Webfleet rechnet vor, dass 10 km weniger pro Tour rund 15 € entsprechen. Bei 20 Touren am Tag und 200 Liefertagen ergebe das 60.000 € und 16 Tonnen CO2 pro Jahr. Diese Rechnung stammt vom Anbieter. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Werten.

Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen

Angenommen, ein Pflegedienst fährt 12 Touren pro Tag mit je 80 km und 15 Stopps, an 220 Tagen im Jahr. Die Kilometerkosten setzen wir für das Beispiel mit 0,60 € an, die mögliche Einsparung mit 8 %. Das sind Annahmen zur Illustration, keine typischen Werte.

1. Jahreskilometer: 12 × 80 km × 220 Tage = 211.200 km
2. Fahrkosten: 211.200 km × 0,60 € = 126.720 €
3. Einsparung bei 8 %: rund 10.140 € pro Jahr
4. Softwarekosten bei xpertour: 180 Stopps pro Tag ergeben bei rund 18 Einsatztagen im Monat 3.240 Stopps, × 0,28 € = 907,20 € pro Monat, also rund 10.890 € pro Jahr

In diesem Beispiel decken die Kilometer allein die Lizenz nicht. Rechnen Sie aber die Planungszeit dazu: Spart die Pflegedienstleitung eine Stunde Disposition pro Tag, sind das 220 Stunden im Jahr. Genau so sollten Sie Ihre Entscheidung aufbauen. Kilometer und Planungsstunden gehören zusammen in die Rechnung, Schnittstellen und Einführung kommen auf die Kostenseite.

Welche Daten brauchen Sie?

Für einen Start reichen Aufträge mit Adressen, Fahrzeuge und Fahrer oder Mitarbeitende. Der Import läuft bei xpertour über Excel, das eigene Auftragssystem oder eine bidirektionale API. Gute Ergebnisse brauchen mehr: Zeitfenster, Servicezeiten pro Stopp, Qualifikationen, Kapazitäten, Depots, Arbeitszeiten und die tatsächlich gefahrenen Touren als Vergleich. Gerade die Servicezeiten sind in vielen Betrieben nirgends erfasst, sie stecken im Kopf der Disponentin.

Testen Sie jede Software mit einem realen Einsatztag, inklusive Sonderfahrten, Eilauftrag und Fahrzeugrestriktionen. Beispieldaten des Anbieters sagen wenig über Ihren Alltag. Aus unserer Arbeit mit einer großen österreichischen Sozialorganisation kennen wir das Muster: Die Automatisierung läuft technisch, der Echtbetrieb hängt an gewachsenen Abläufen mit uneinheitlichen Formaten und vielen Eingangskanälen, nicht an der KI. Bei Tourenplanung sind das uneinheitliche Adressen, Stammdaten verteilt auf Pflege- und ERP-System und Änderungen, die per Telefon statt im System passieren.

Was kostet Tourenoptimierung?

Die Preismodelle unterscheiden sich stark. Abgerechnet wird je Stopp, je Fahrer, je Fahrzeug, pauschal pro Monat oder als Projekt. Listenpreise veröffentlichen vor allem kleinere Anbieter:

Anbieter	Preismodell	Listenpreis
TourlyOne	Monatstarif	ab 99 € netto pro Monat bis 8 Fahrzeuge, plus 3.000 € Einrichtung
OptimoRoute	je Fahrer und Monat, jährliche Zahlung	Lite 35,10 $, Pro 44,10 $
xpertour	je Stopp, Mindestumsatz 150 € pro Monat	0,28 € bis 3.500 Stopps, 0,24 € bis 10.000, 0,20 € bis 20.000

Quellen: find-your-software und xpertour. xpertour verrechnet keine Einrichtungsgebühr, die Schnittstelle zum eigenen System ist aber eine Zusatzleistung ohne veröffentlichten Preis. Große Anbieter nennen Preise nur auf Anfrage. Österreichische Anbieter mit Euro-Listenpreisen haben wir nicht gefunden. Für eine individuell entwickelte Lösung gibt es keinen seriösen Pauschalpreis, das hängt von Regeln, Datenquellen und Integration ab. Planen Sie Einführung, Schulung und Anpassungen an Ihren Abläufen immer mit ein.

Was müssen Sie in Österreich rechtlich beachten?

Viele Ratgeber zitieren deutsche Normen wie das Betriebsverfassungsgesetz. In Österreich gilt das ArbVG. Laut Binder Grösswang ist ein GPS-System im Dienstwagen in aller Regel eine Kontrollmaßnahme, die die Menschenwürde berührt. Mit Betriebsrat brauchen Sie eine Betriebsvereinbarung nach § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG, ohne Betriebsrat die Zustimmung der einzelnen Mitarbeitenden nach § 10 AVRAG. Dazu kommt eine datenschutzrechtliche Grundlage. Das BVwG hielt die Freiwilligkeit einer Einwilligung im Arbeitsverhältnis für fraglich und sah das berechtigte Interesse nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO mit Interessenabwägung als möglichen Weg. Es verlangte eine Datenschutz-Folgenabschätzung und die Anpassung des Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem GPS-Betreiber.

Die Entscheidung vom 25.08.2022 war laut Blog 2023 nicht rechtskräftig, die Kanzlei sieht sie als Richtschnur. Tracking für Routenplanung wurde im Fall nicht geprüft. Für Ihre Prüfung wichtig: Reine Tourenplanung aus Aufträgen und Adressen kommt oft ohne Live-Ortung aus. Klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung, ob Sie Tracking wirklich brauchen. Fahren Sie Lkw, gelten die Lenkzeiten der VO (EG) 561/2006: 9 Stunden täglich, höchstens zweimal pro Woche 10 Stunden, nach 4,5 Stunden mindestens 45 Minuten Pause. Ob das für Ihre Fahrzeuge gilt, ist im Einzelfall zu prüfen. xpertour gibt Rechenzentren in Deutschland an.

Wann lohnt es sich, und wann nicht?

Spricht dafür	Spricht dagegen
Viele Stopps, täglich wechselnde Aufträge	Wenige feste Routen, die sich selten ändern
Harte Zeitfenster, Qualifikationen, Fahrzeugtypen	Sehr kleines Volumen, wo günstige Tools reichen
Planung hängt an einer Person	Daten fehlen oder sind unbrauchbar
Häufige Änderungen untertags	Team hält sich ohnehin nicht an Pläne

Die letzte Zeile wird am häufigsten übersehen. Ein optimierter Plan bringt nichts, wenn Fahrer oder Pflegekräfte die Reihenfolge wie gewohnt selbst festlegen. Unsere Haltung dazu ist klar: Wir sagen ab, wenn KI nicht das richtige Werkzeug ist. Manchmal ist die ehrliche Antwort eine bessere Vorlage oder ein klarer Workflow, etwa eine fixe Wochentour mit sauber gepflegten Ausnahmen.

Fertige Software oder Eigenentwicklung?

Unsere Empfehlung: Starten Sie fast immer mit fertiger Software. Sie ist schnell startklar und lässt sich in 14 Tagen testen, wie bei xpertour. Eine Eigenentwicklung ist nur sinnvoll, wenn Sie Regeln haben, die kein Standardprodukt abbildet, und das sollte ein Test mit echten Daten belegen. Häufiger als der Optimierer selbst ist die Anbindung an Pflegesoftware, ERP oder CRM die eigentliche Arbeit. Dort setzt KI Automatisierung an: Aufträge sauber übergeben, Ergebnisse zurückspielen.

So bereiten Sie die Entscheidung vor

1. Zählen Sie Touren pro Tag, Stopps, Fahrzeuge und Mitarbeitende.
2. Schätzen Sie, wie viele Aufträge sich untertags ändern, und messen Sie die heutige Planungszeit.
3. Listen Sie die Datenquellen auf und klären Sie, ob ein Betriebsrat besteht.
4. Lassen Sie zwei Anbieter denselben realen Einsatztag rechnen. xpertour bietet dafür einen TourenCheck für 399 € an, auf tourenplanung.de steht im Kleingedruckten eine kostenfreie Variante bei Daten im vorgegebenen Format. Fragen Sie nach.

Mit diesen Zahlen lässt sich in kurzer Zeit beurteilen, ob Tourenoptimierung mit KI, eine Standardsoftware oder ein klarer Workflow für Sie passt. Im kostenfreien Erstgespräch von 30 Minuten gehen wir Ihren Ist-Prozess durch und sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg sinnvoll ist. Kontakt aufnehmen